Ходити на роботу в домашніх капцях і перетворити кухню на офіс. Через коронавірус багато компаній вперше перевели своїх працівників на режим роботи з дому.  Як же створити ефективний менеджмент онлайн, розповіла тренерка та проджект менеджерка Наталя Осташко.  

Наталя Осташко

тренерка, проджект менеджерка

Комунікація онлайн: інструменти і цифрова грамотність

Перш за все менеджер має подбати про добірку сервісів для інтерактивних презентацій та фасилітації. Я рекомендую такі ресурси: Menti, Kahoot, Miro, Mural. Обрані варіанти потрібно обговорити з командою і обрати найзручніші для вас. Menti допоможе провести інтерактивну презентацію в команді та з клієнтами, Kahoot знадобиться для проведення віртуальних ігрових тімбілдінгів. Miro, Mural – прекрасні для онлайн фасилітацій, ретроспектив та стратегічних сесій.

Наступним викликом для менеджера є налагодження якісної комунікації під час мітингів. Для цього команда повинна виробити власний цифровий етикет поведінки. Пам’ятайте про те, що онлайн-простір також може і має бути особистим. Аби зберегти власний і не порушувати чужий, раджу:

• Домовитись з командою про початок та кінець робочого дня (наприклад, 10:00-19:00) і поза цими годинами у робочі чати нічого не писати.
• Дозволити командам поза робочим днем у робочих чатах нічого не відповідати.
• Розділити чати на робочі (з лаконічною та конструктивною інформацією) та неробочі (з мемами, жартами та висловлюванням емоцій – це зараз дуже важливо).
• Що означає «конструктивно» в робочому чаті? Обов’язково називати ім’я людини, до якої звертаєтесь, писати запитання чи прохання, вказувати дедлайни для задач. «Не конструктивно» – це писати «Привіт» і мовчати, запитувати про непотрібну інформацію, наприклад, «Де ти?», тоді як вам потрібно дізнатись щось по проєкту чи отримати згоду виконати певне завдання.
• Обов’язково домовтесь у командах, що робити у разі, якщо хтось з колег не відповідає у чаті впродовж, скажімо, 10-ти хвилин. Чи можна зателефонувати? Якщо – так, впевніться, що уся команда має швидкий доступ до контактів один одного.
• Пам’ятайте, що телефонувати колезі, попередньо не погодивши таке правило, не варто, адже це сильно відволікає від роботи. Робити це потрібно лише в нагальних випадках.

Як менеджерам підтримувати настрій та ефективність команди в умовах віддаленої роботи?

• Говоріть правду, не робіть вигляд, що у вас все добре/ви усе знаєте. Якщо ви не знаєте, що буде завтра, не обіцяйте нічого.

• Розділяйте мітинги на робочі (stand up, retro, demo etc) і неробочі (ранкова кава, пізнавальний обід, вечірня «чарка чаю». Ініціюйте такі мітинги хоча б раз в тиждень.

• Введіть правило спілкування лише з увімкненою камерою на ноутбуці чи смартфоні. Так ви зрозумієте, в якому настрої команда. Можливо, комусь зовсім сумно або ж хтось з колег відчуває сильний стрес. Окрім того, завдяки камері ви виключите можливість мультизадачності, яка, на мою думку, є міфом. Іншими словами – ви бачитимете, що ваш колега, не відволікаючись на домашні справи, бере участь в мітингу.

• Запропонуйте команді можливість призначати вам зустрічі 1-1. Такі регулярні 10-15-хвилинні розмови допоможуть зрозуміти рівень мотивації команди.

• Проводьте цифрові тімбілдінги – онлайн-ігри, шахові турніри, можна організовувати навіть чемпіонати для геймерів. Запитуйте команду, які варіанти онлайн-тімбілдингів їм подобаються. 

• Зупиніть потік обміну нерелевантними статтями типу «одна медсестра сказала» або «я чув від знайомого мого знайомого... », коли потрібно дізнатись про офіційну ситуацію у світі чи країні щодо ситуації з коронавірусом. Користуйтесь офіційними джерелами інформації, тобто сайтами українського МОЗу чи ВООЗ.

• Запитуйте колег, як можна використати ситуацію з карантином – вчитись, провести онлайн-хакатон чи запропонувати нове супер рішення для замовника проєкту? 

• Проведіть з командою стратегічну онлайн-сесію, на якій домовтесь не лише про способи віддаленої комунікації, а й обговоріть, як ви допомагатимете одне одному, або ж розгляньте варіант спільної участі в соціальних проєктах.

• Чи чули ви про VUCA та антикрихкість? Прочитайте книгу Нассіма Ніколаса Талеба «Антикрихкість. Про (не)вразливе у реальному житті» і проведіть тренінг для команди про головні навички, які допоможуть їм адаптуватись до нинішнього VUCA світу. 

• Пам’ятайте – віддалена робота для дорослих, зрілих, вмотивованих та організованих людей. Чи всі члени вашої команди такі? Пам’ятайте, завжди можна звернутись у відділ Professional development, онлайн-сесії якого скерують колегу у потрібний напрямок.

Survival kit: книги, які допоможуть впоратись зі світом та з самим собою

• Нассім Ніколас Талеб «Антикрихкість. Про (не)вразливе у реальному житті». Ця книга допоможе зрозуміти, чому відбувається безлад у світі, і які навички потрібні, щоб з цим впоратися. 

• Максим Дорофєєв «Джедайськітехніки. Як виховати свого мавпуна, спорожнити інбокс та зберегти мислепаливо». Тут зібрані методи, які допоможуть самоорганізуватися та витрачати менше енергії на зайве. На мою думку, це найкраща книга про селф-менеджмент.

• Стівен Кові «7 звичок надзвичайно ефективних людей». Якщо ви ще не читали, то терміново це зробіть! Без цих звичок бути успішним у сучасному ремоут-світі неможливо. 

• Caroline L. Arnold. Small Move, Big Change: Using microresolutions to Transform Your Life Permanently. Книга, яка допоможе зрозуміти, як зробити зручнішими ваше робоче та домашнє життя.

• Laura Vanderkam. 168 Hours: You Have More Time Than You Think. Тайм менеджмент у класичному розумінні короткострокового та довгострокового планування помер. Ця книга розкаже про новий тайм менеджмент, який працюватиме зараз. 

• Dave Crenshaw. The Myth of Multitasking: How Doing It All Gets Nothing Done. Не будьте героями в намаганні встигнути геть усе, станьте супергероями у розумінні, що є найважливішим у вашому To Do List, і готуйте борщ та пишіть код по черзі, а не одночасно.